ویدئو
ماراتن اعداد پشت دیوارهای شیشهای ODCC
طبقه سوم ساختمان مرکزی ODCC در میان صدای آرام ماراتن اعداد و اسناد؛ داستانهایی از تعهد و تجربه آدمهایی جریان دارد که با دقت میلیمتری و انضباط آهنین، نبض مالی یک سازمان بزرگ را در دست دارند.
در طبقه سوم ساختمان عرفان، جایی میان دیوارهای سفید و پارتیشنهای شیشهای، صدای آرام ماراتن اعداد و اسناد جریان دارد. جایی که مسیر هر پروژه، پیش از تکمیل روی زمین، باید از میدان حساب و کتاب عبور کند؛ اینجا واحد مالی شرکت طراحی و ساختمان نفت است.
پشت هر فاکتور و چِکی که به این واحد میآید تا فرایندها را طی کند، داستانی وجود دارد؛ داستانی از جنس روزهای پراضطراب جنگ ۱۲ روزه تا شبهایی که چراغهای طبقه سوم تا نیمه شب برای تحویل گزارش به حسابرس روشن ماندهاند. این گزارش، روایتی است از آدمهایی که با دقت میلیمتری و انضباط آهنین، نبض مالی یک سازمان بزرگ را در دست دارند.
در گپ و گفت کوتاهی که با همکاران بخشهای مالی داشتیم تا بتوانیم گوشهای از تلاشها و زحمات آنها را به رشته تحریر بکشیم، بیش از هر چیز، تجربه و تعهد در دل هر گردش مالی بود.
یکی از کارهای همیشگی واحد مالی، فاکتورهای فروشی است که واحدهای مختلف شرکت برای پرداخت به امور مالی ارسال میکنند. روحالله کرمانی، کارشناس خزانهداری، از مسیر طولانی هر فاکتور تا امضای نهایی میگوید؛ مسیری که از تأیید فاکتور فروش آغاز و به ثبت نهایی و ارسال به بانک ختم میشود. این فرآیند، نیازمند دقت، پیگیری مستمر و اطمینان از صحت تمام جزئیات است. هر فاکتور، نشاندهنده یک تراکنش مالی است که باید با دقت بررسی شده و پس از طی مراحل قانونی و اداری، در سیستم ثبت شود.
اما آنچه شاید باعث شده کارکنان و پرسنل هر شرکتی به نوعی با واحد مالی ارتباط داشته باشند، پرداخت حقوق و دستمزد است. حامد اسدزاده، مسئول حقوق و دستمزد، روایت میکند که چگونه از ابتدا تا انتهای هر ماه، پرداخت حقوق، کمک هزینهها و لیست بیمه و مالیات، همچون خط تولیدی پیوسته ادامه دارد. این فرآیند، شامل محاسبه دقیق حقوق بر اساس ساعات کار، مزایا، کسرها، و همچنین تهیه و ارسال لیستهای مربوط به بیمه و مالیات به سازمانهای ذیربط است. نظم و زمانبندی دقیق در این بخش، برای حفظ رضایت کارکنان و رعایت قوانین و مقررات، امری حیاتی است.
ولی فعالیتهای واحد مالی شرکتی مانند ODCC که در اقصی نقاط کشور پروژه ریز و درشت دارد فقط معطوف به تهران نیست بلکه جریان کار پروژهها هم به فعالیت منظم و مستمر این واحد بستگی دارد. حسین خشکرودنژاد، با هجده سال سابقه در شرکت طراحی و ساختمان نفت و مسئولیت حسابداری پروژه پالایشگاه شیراز، از مسیری میگوید که اسناد از کارگاه آغاز میکنند و سرانجام به دفتر مرکزی میرسند.
به گفتهی او این فرآیند شامل جمعآوری مستندات مربوط به هزینههای انجام شده در محل پروژه مانند خرید مصالح، دستمزد کارگران و سایر هزینههای عملیاتی است. این اسناد سپس به دفتر مرکزی ارسال شده و مورد بررسی و تطبیق با صورت وضعیتها و قراردادها قرار میگیرند.
مهدی میراب، مسئول رسیدگی اسناد هم خود را «فیلتر نهایی» میداند؛ نقطهای که همه مدارک از نرمافزار رایورز عبور و با آییننامهها تطبیق داده میشوند. او میگوید این نقش بسیار حیاتی است زیرا تضمین میکند که تمامی اسناد مالی با استانداردها و مقررات شرکت و همچنین قوانین مالیاتی و حسابداری مطابقت داشته باشند. هرگونه مغایرت یا عدم انطباق، در این مرحله شناسایی و اصلاح میشوند.
سمانه شعبانی هم وظیفه جمعآوری، تلخیص و ارسال گزارشهای برونسازمانی را در واحد مالی شرکت طراحی و ساختمان نفت بر عهده دارد. این گزارشها میتوانند شامل صورتهای مالی، گزارشهای مالیاتی، گزارشهای مربوط به پروژههای خاص و یا اطلاعات درخواستی از سوی نهادهای نظارتی یا بانکها باشند. دقت در جمعآوری و ارائه این گزارشها، تصویر دقیقی از وضعیت مالی شرکت به ذینفعان خارجی ارائه میدهد.
در هر سازمانی هر بخش چالشهای خاص خود را دارد و واحد مالی هم از این قاعده مستثنی نیست. با بچههای مالی که در این باره صحبت میکنیم هر کدام انتظاراتشان را مطرح میکنند. کرمانی از فشار برای پرداخت فوری در شرایطی که کنترل اسناد نیازمند زمان است، گلایه دارد. او میگوید که گاهی نیاز به پرداختهای سریع برای حفظ روابط تجاری یا تأمین نیازهای عملیاتی وجود دارد، اما از سوی دیگر، اطمینان از صحت اسناد و جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده، نیازمند صرف زمان و دقت کافی است.
اسدزاده که مسئول حقوق و دستمزد است، گویی سوالات بسیار همکاران درباره زمان واریز حقوق کلافهاش کرده است. او از سوال مکرر همکاران درباره زمان واریز حقوق میگوید و اینکه تغییرات لحظه آخری گاهی همه برنامهریزیها را بر هم میزند. این موضوع، نشاندهنده اهمیت شفافیت و اطلاعرسانی به موقع در بخش حقوق و دستمزد است. هرگونه تغییر در قوانین، افزایش حقوق یا بروز شرایط پیشبینی نشده، میتواند بر زمانبندی پرداختها تأثیر بگذارد و نیازمند مدیریت دقیق ارتباط با کارکنان است.
جواد خرقانی، مسئول تهیه صورتهای مالی، بودجه و بهای تمام شده را بزرگترین چالش میداند؛ کاری که نیازمند همکاری گسترده و تحلیل دقیق سود و زیان است. معتقد است تهیه صورتهای مالی دقیق و جامع، نیازمند جمعآوری اطلاعات از تمامی بخشهای سازمان، تحلیل هزینهها و درآمدها و ارزیابی عملکرد مالی در دورههای مشخص است. این فرآیند، همکاری نزدیک با مدیران پروژهها و سایر واحدها را میطلبد.
میراب، با درک عمیقی که از نقش حیاتی حسابداری در هر سازمانی دارد، آن را به "قلب" تشبیه میکند. او بر این باور است که مدیر مالی، با توانایی تحلیل و تفسیر دادههای مالی میتواند مسیر حرکت و استراتژیهای سازمان را به طور قابل توجهی تحت تأثیر قرار دهد. یک مدیر مالی کارآمد، نه تنها باید توانایی ثبت و نگهداری اطلاعات مالی را داشته باشد بلکه باید بتواند از این اطلاعات برای پیشبینی روندها، شناسایی فرصتها و مدیریت ریسکها استفاده کند.
خشکرودنژاد، بر اهمیت "اجرای صحیح قوانین" تأکید میورزد و آن را "ستون فقرات" شرکت مینامد. این دیدگاه نشاندهنده اعتقاد راسخ او به نقش حاکمیت قانون و رعایت مقررات در حفظ سلامت مالی و بقای هر سازمانی است. او اعتقاد دارد که اجرای دقیق قوانین مالی و حسابداری، نه تنها از بروز مشکلات حقوقی و جریمهها جلوگیری میکند، بلکه به ایجاد اعتماد در میان ذینفعان، از جمله سهامداران، مشتریان و کارکنان، کمک شایانی خواهد کرد.
شعبانی و خرقانی، دو نفر از اعضای واحد مالی، به تأثیر مثبت این نظم و دقت در زندگی شخصی خود نیز اذعان دارند. این نشان میدهد که رعایت اصول حرفهای و نظم در محیط کار، میتواند به طور غیرمستقیم بر کیفیت زندگی فردی نیز اثرگذار باشد. شاید این نظم، به آنها کمک میکند تا وظایف خود را با اطمینان بیشتری انجام دهند و از اضطراب و نگرانیهای احتمالی در خصوص مسائل مالی در زندگی شخصی نیز بکاهند.
روایتها رنگ و بوی خاصی پیدا میکند وقتی به روزهای جنگ ۱۲ روزه میرسیم؛ زمانی که پرسنل خزانهداری حتی در تعطیلات ناشی از شرایط اضطراری و جنگی پیش آمده، سر کار ماندند تا حقوقها بهموقع و بدون جریمه واریز شود. تلاشهایی که ثابت کرد این واحد فقط یک بخش اداری نیست؛ بلکه ستون پایداری سازمان در سختترین روزهاست.
در اوج بحران و شرایط دشوار اقتصادی و اجتماعی که در ایام جنگ ۱۲ روزه بر کشور حاکم بود، واحد مالی و به ویژه پرسنل خزانهداری، در خط مقدم حفظ انسجام و روحیه سازمان قرار گرفتند. در شرایطی که بسیاری از فعالیتهای عادی جامعه مختل شده بود، بچههای خزانهداری حتی در روزهای تعطیل در محل کار حاضر شدند. هدف اصلی آنها، اطمینان از واریز به موقع حقوق و مزایای کلیه کارکنان شرکت در آن شرایط خاص بود. این اقدام، نه تنها مانع از بروز مشکلات مالی برای کارکنان در شرایط بحرانی ناشی از جنگ شد بلکه نشان داد که واحد مالی، فراتر از یک بخش اداری صرف، نقشی اساسی در حفظ پایداری و عملکرد کلی سازمان ایفا میکند. این فداکاریها، گواه این مدعاست که کارکنان مالی، در سختترین شرایط، به عنوان ستون فقراتی برای سازمان عمل میکنند و تعهد آنها فراتر از وظایف روزمره است.
آنچه امروز در واحد مالی شرکت طراحی و ساختمان نفت به عنوان یکی از ارکان و ستونهای موفقیت ODCC جریان دارد نتیجه سالها تجربه، آموزش مستمر و تعهد قلبی کارکنان به موفقیت سازمان است. ترکیب این نظم مکانیکی با تخصص و تعهد انسانی، واحد مالی را به ستونی غیرقابل جایگزین در موفقیت پایدار و رشد مستمر این شرکت تبدیل کرده است. این واحد، با مدیریت هوشمندانه منابع مالی، اطمینان از رعایت قوانین و مقررات و ارائه گزارشهای مالی دقیق و قابل اتکا، نقشی محوری در پیشبرد اهداف استراتژیک شرکت ایفا میکند.