واحد EPMO نهادی در سطح کل شرکت است که مسئولیت نظارتی و حمایتی دارد. وظایف اصلی این واحد شامل استانداردسازی و هم‌راستاسازی تمامی فرایندهای مدیریتی، پشتیبانی، کنترلی و اجرایی سازمان، در راستای دستیابی به اهداف و بهبود عملکرد پروژه‌ها، برنامه‌ها و پورتفوی پروژه‌های شرکت است.

 با توجه به ایجاد و تقویت دفتر EPMO در شرکت طراحی و ساختمان نفت، که از تلفیق واحد طرح و برنامه و PMO شکل گرفته، مصاحبه‌ای با سرکار خانم مهندس بهناز سلیمانی، مدیر این واحد، انجام شده است که مشروح آن را می‌خوانید. 

بهناز سلیمانی، نزدیک به 26 سال سابقه در حوزه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌ها دارد. ده سال از این سابقه، به مدیریت PMO در شرکت‌های مطرحی همچون ساینوپک، پتروپارس، دانا انرژی و انرژی پاسارگاد، و همکاری در تیم مدیریت پروژه پروژه‌های ملی همچون پالایشگاه گاز بیدبلند 2، توسعه میادین یادآوران (فاز 1)، سپهر و جفیر، سهراب و همین‌طور فاز 1 پیاده‌سازی سیستم مانیتورینگ شرکت پتروپارس گذشته است. همچنین، سابقه سال‌ها تدریس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و نرم‌افزار پریماورا در سازمان مدیریت صنعتی در کارنامه او دیده می‌شود. 

با نظر به تجارب عملی ایشان، به‌خصوص در شرکت اینترنشال ساینوپک، و علاقه ایشان به انتقال این تجربه ارزشمند به شرکت ایرانی و با توجه به اهمیت و حمایت مدیریت ارشد ODCC از این مقوله به‌عنوان ابزار تأثیرگذار در تصمیم‌گیری‌های راهبردی این شرکت، ایشان را انتخاب کردند و امیدوار هستند که این موضوع به‌عنوان هدف کاری ایشان محقق شود. 

در این گفت‌وگو نکات و عوامل کلیدی موفقیت، رشد و بقای شرکت‌های این حوزه، که یکی از عوامل اصلی آن استقرار فرایندهای یکپارچه مدیریت پروژه و همین‌طور پایش مستمر آن‌هاست، تحلیل شده و موارد کاربردی آن مطرح شد.

او تأکید دارد هرگونه بهبود و سامان‌دهی فرایندهای پروژه‌ای، مستقیماً بر بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و درنهایت افزایش سودآوری شرکت اثرگذار است. سلیمانی همچنین معتقد است که نهادینه‌سازی روش‌های مبتنی بر استانداردهای بین‌المللی و حرکت به‌سمت فناور‌ی‌های نوین ازجمله بهره‌گیری از داده‌کاوی و هوش مصنوعی، سطح پایش و کنترل پروژه‌ها را ارتقا داده و به تحقق فرهنگ مدیریت پروژه در سازمان کمک می‌کند.دفتر مدیریت پروژه‌ سازمان یا EPMO (Enterprise Project Management Office) نقشی کلیدی در شرکت‌های پروژه‌محور نظیر شرکت طراحی و ساختمان نفت ایفا می‌کند.

واحد EPMO یا همان دفتر مدیریت پروژه، یکی از واحدهایی است که شاید بتوان گفت به‌تازگی در شرکت طراحی و ساختمان نفت ایجاد شده است. کمی درباره کار این واحد و فعالیت آن توضیح می‌دهید؟ 
همان‌طور که از ابتدا صحبت شد، شرکت طراحی و ساختمان نفت، یک شرکت پروژه‌محور است. به عبارت دیگر، کسب‌وکار اصلی ما، انجام پروژه به‌ویژه پروژه‌های صنعت پالایش است. در هر بنگاه اقتصادی چهار گروه فرایند جاری است که مهم‌ترین موضوع، ارتباط بین این فرایندها و پایش عملکرد آن‌هاست تا بتوانیم به اهداف مدنظر دست یابیم. به‌طور معمول، در هر بنگاه اقتصادی، براساس اهداف توسعه پایدار، سه هدف اصلی دنبال می‌شود که عبارت از رشد، سود و بقاست؛ یعنی هر شرکتی تمام فرایندهای خود را به کار می‌گیرد تا به این سه هدف دست یابد. واحد دفتر مدیریت پروژه سازمان یا همان EPMO، فرایندهای لازم برای رسیدن به این اهداف را تعریف، پیاده‌سازی و پایش می‌کند تا مطمئن شود شرکت به‌سمت اهداف توسعه پایدار حرکت می‌کند. این دفتر با طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت پروژه براساس PMBOK، همین‌طورOPMG (Opportunity Project Management  ، که درواقع کمک می‌کند پروژه‌ها در مسیر اهداف کلان شرکت و مطالبه‌های کارفرمایان حرکت کنند، و با به‌کارگیری ابزارهایی همچون داشبوردهای مدیریت پروژه در قالب سیستم مانیتورینگ، اطلاعات دقیق و به‌موقع را برای تصمیم‌گیری مدیران فراهم می‌آورد.

این فرایندها به چه صورت هستند؟
به‌طور کلی سه دسته فرایند داریم که شامل فرایندهای مدیریتی، پشتیبانی و فرایندهای مرتبط با کسب‌وکار اصلی یاcore business پروژه است. یکی از مواردی که به ما در پیشبرد این فرایندها کمک می‌کند، اطلاعات است؛ اطلاعاتی که در سازمان گردش دارد و به مدیران در تصمیم درست و به‌موقع کمک می‌کند. در این راستا، با پیاده‌سازی مدیریت پروژه استاندارد و مانیتورینگ پروژه‌ها به‌منظور شناسایی سریع راه‌حل چالش‌ها، کمک می‌کنیم به اهدافی که تعریف شده دست یابند.   برای رسیدن به این منظور، در فاز اول باید با پیاده‌سازی سیستم مانیتورینگ و درواقع با خوانش مستقیم اطلاعات از منبع، امکان خطا پایین آورده شده و تحلیل‌های دقیق و به‌موقع ارائه شود. در فاز دوم باید به‌سمت فناوری AI برویم تا دیگر تحلیل داده‌ها از طریق افراد صورت نگیرد، بلکه برای تحلیل داده‌ها از هوش مصنوعی بهره ببریم و این موضوع اطمینان کارمان را بالاتر می‌برد.

وقتی اسم پروژه می‌آید، ذهن‌ها به‌سوی پروژه‌هایی می‌رود که در حال حاضر شرکت در پالایشگاه‌ها و نقاط مختلف کشور درگیر آن است. از نظر علمی، پروژه را چگونه می‌توان تعریف کرد یا اصلاً یک پروژه باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ 
پروژه، طبق تعریف استاندارد، فعالیت یا محدوده‌ای کاری (Scope) است که باید در بازه زمانی مشخص با بودجه مشخص انجام شود. به‌طور کلی، پروژه از مثلث، محدوده پروژه، هزینه و زمان تشکیل شده است. همان‌طور که پیش‌تر گفتم، ازآنجایی‌که شرکت طراحی و ساختمان نفت یک شرکت پروژه‌محور محسوب می‌شود، باید یک سیستم مدیریت یکپارچه داشته باشیم و مأموریت واحد EPMO، پیاده‌سازی این سیستم است.

یعنی کارهایی که واحد‌های کنترل پروژه و کنترل هزینه انجام می‌دهند؟ 
شامل آن هم هست، ولی از آن هم فراگیرتر است. به عبارت دیگر، EPMO ترکیبی از واحد طرح و برنامه و دفتر مدیریت پروژه یا همان  Project Management Officeاست. بدین صورت که سیستم و روش‌های مدیریت یکپارچه در این واحد طراحی می‌شود. سپس از طریق واحدهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه واحدهای مهندسی، کالا و پروژه‌ها در سازمان جاری شده و از طریق سیستم مانیتورینگ، داده‌های پروژه‌ها جمع‌آوری می‌شود. بعد از آن، در بخش برنامه‌ریزی و کنترل هزینه پورتفولیو تحلیل و در سیستم مدیریت ریسک ارزیابی و رتبه‌بندی شده و با مدیریت واحد EPMO برای تصمیم‌سازی تحلیل و آماده می‌شود. 

درخصوص استانداردسازی متدولوژی‌های مدیریت پروژه چه اقداماتی صورت گرفته است؟ 
متدولوژی ما براساس PMBOK (Project Management Body of Knowledge) است. زیرساختی که برای این کار نیاز داریم، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا همان ERP است. در این سیستم، داده‌ها بعد از دریافت، به اطلاعات و دانش تبدیل شده و سپس براساس آن تصمیم‌گیری می‌شود. ازآنجایی‌که هر پروژه باید هم در راستای اهداف کارفرما و هم در راستای اهداف سازمان باشد، همین‌طور با توجه به اینکه در شرکت طراحی و ساختمان نفت، که دانش ، مهندسی و واحد متمرکز کالای بسیار قوی دارد و به‌صورت ماتریسی به پروژه‌های EPC سرویس می‌دهند، تعریف فرایندها، شرح کارها، مسئولیت‌ها، خطوط اطلاعات و گزارش‌دهی بسیار مهم است.  یکی از بخش‌هایی که در دفتر مدیریت پروژه ایجاد خواهد شد، واحد مانیتورینگ پروژه‌هاست. با راه‌اندازی این واحد، اتفاقات پروژه‌ها مانند درصدهای پیشرفت هر پروژه به‌صورت لحظه‌ای قابل رصد خواهد بود. در حال حاضر، داشبورد مدیریت پروژه در پورتال وجود دارد که می‌توانیم با ورود به این داشبورد و انتخاب هرکدام از پروژه‌ها، درصد پیشرفت آن را مشاهده کنیم. اما نکته‌ای که وجود دارد این است که اطلاعات را به‌صورت فایل‌های word و exel دریافت و وارد این داشبور می‌کنیم و در مرحله بعدی، مستقیماً به داده‌های پروژه‌ها متصل خواهیم شد و داده‌ها را لحظه‌ای دریافت خواهیم کرد. داده‌ها مثلاً اعداد قابل تغییر توسط افراد نخواهند بود، برای مثال وقتی سفارش‌ خرید یا تجهیزاتی وارد سایت می‌شود، بلافاصله به‌صورت اتوماتیک در این سیستم متوجه می‌شویم. 

شناسایی ریسک‌ها چگونه انجام می‌شود؟ 
ریسک‌ها در سه لایه شامل سازمانی، پورتفولیو و ریسک‌های پروژه شناسایی می‌شوند و منظور از ریسک، هرگونه اتفاق پیش‌بینی‌ناپذیر است که امکان دارد روی هریک از لایه‌های سازمانی، پورتفولیو و سازمانی تأثیر بگذارد. در دفتر مدیریت پروژه، ریسک‌ها بعد از شناسایی رتبه‌بندی شده و سپس لایه‌های تصمیم‌گیری هریک اعم از سازمانی، پورتفولیو و پروژه تعریف می‌شود. بعد از این کار، کمیته ریسک تشکیل و پاسخ متناسب با آن ریسک تهیه می‌شود. بنابراین، یکی از کارهای اصلی دفتر مدیریت پروژه، شناسایی و پاسخ دقیق به ریسک‌هاست و با توجه به شرایط موجود در کشورها، قطعاً مدیریت تغییرات و ریسک از مهم‌ترین کارهایی است که باید مدیر پروژه انجام دهد.

بنابراین در اینجا نیز با بحث فرایند مواجه هستیم. 
بله؛ در بحث کمیته تغییرات و ریسک اگر فرایند درست اجرا شود، می‌توانیم به اهداف پروژه، که تحویل به‌موقع با بودجه تعریف‌شده است، برسیم. بزرگ‌ترین مشکلی که ما در شرکت‌های ایرانی داریم این است که این فرایندها فقط برای گرفتن ISO تعریف می‌شوند و واقعاً جاری نمی‌شوند؛ درصورتی‌که فرایندها باید در شرکت مشخص و جاری باشد، یعنی مشخص باشد هر فردی قرار است چه کاری انجام دهد. معتقدم دفتر مدیریت پروژه، مغز متفکر سازمان و درواقع بازوی مدیریت پروژه، مدیرعامل محسوب می‌شود؛ یعنی این واحد برای مدیرعامل، وضعیت پروژه‌ها را از لحاظ استراتژیک گزارش می‌دهد. درواقع پیگیری جزئی تأخیرات پروژه توسط مدیریت پروژه انجام می‌شود. سپس در جلسات با تیم EPMO بررسی می‌شود و تحلیل مدیریتی به‌منظور تصمیم‌گیری‌های کلان و تأثیرگذار پروژه به مدیریت ارشد گزارش می‌شود.

با توجه به توضیحاتی که ارائه کردید، در حال حاضر معماری سازمانی طرح‌ها و پروژه‌ها چگونه انجام شده و تاکنون چه اقداماتی صورت گرفته است؟ 
تغییری که در حال حاضر در معماری سازمانی رخ داده این است که پروژه‌ها به‌منظور ایجاد وحدت رویه و یکپارچگی ماتریسی با ستاد و مستقیماً از طریق مدیریت پروژه‌ها هدایت می‌شدند. بر همین اساس، پروژه‌ها از این پس در راستای اهداف سازمان هم پایش می‌شوند.

آیا در سازمان، سامانه اطلاعات مدیریت پروژه استقرار پیدا کرده است؟ 
همان‌طور که پیش‌تر گفتم، در حال پیاده‌سازی سیستم موردنظر و نوشتن فرایندها هستیم. البته در گذشته هر پروژه‌ای به‌صورت جداگانه داشبورد خود را داشت، که این سیستم‌ها به‌صورت یکپارچه خواهند شد. 

آیا واقعاً این امکان وجود دارد که یک پروژه طبق آنچه از ابتدا طراحی شده است، پایان یابد؟ 
معمولاً کارفرماها پروژه را براساس طرح مبنای اولیه طراحی و ابلاغ می‌کنند. این طرح در مرحله طراحی جزئیات و همین‌طور اجرا دستخوش تغییرات می‌شود که بعضاً به‌منظور بهینه‌سازی طرح یا کاهش هزینه‌هاست که اجتناب‌ناپذیر خواهد بود. به همین دلیل، مدیریت تغییرات و کنترل آن‌ها از مباحث بسیار مهم در حوزه مدیریت پروژه است و من آن را از وظایف اصلی مدیران پروژه می‌دانم.  رعایت سطوح گزارش‌های مختلف بدین معناست که در جلسات مدیریتی، گزارش خلاصه و جمع‌بندی‎شده مدیریتی ارائه شود و اصطلاحاً تصمیم‌سازی شود که در جلسه پروژه، گزارش با جزئیات دقیق ارائه شود. به عبارت دیگر، در جلسات سطوح بالای مدیریتی، شاخص‌های سازمانی شامل وضعیت مالی منابع انسانی مازاد و... برای پروژه بررسی شده و گزارش ارائه شود. درواقع، تحلیل براساس نمودار پارتو است؛ یعنی 20درصد مشکلات ریشه‌ای را حل کنیم، 80 درصد مشکلات حل خواهد شد. برای مثال، ممکن است در یک پروژه‌ای کارگران اعتصاب کنند و کار را تعطیل کنند. وقتی علت را بررسی می‌کنیم، می‌گویند تجهیزات نرسیده است. خب چرا تجهیزات نرسیده؟ می‌گویند سازنده تجهیزات یا تأمین‌کننده تجهیزات دیر کرده است. وقتی علت تأخیر سازنده یا تأمین‌کننده در تحویل را بررسی می‌کنیم، می‌بینیم صورت‌وضعیت دیر پرداخت شده و دلیل تأخیر در پرداخت صورت‌وضعیت، مشکل سیستمی در سازمان است. به دلیل همین موارد، پروژه دچار دیرکرد می‌شود و درنتیجه پولی که سازمان مثلاً برای اجرای پروژه تا سال 1404 باید دریافت کند، به تأخیر می‌خورد و سازمان دچار مشکل می‌شود. این فقط مربوط به پروژه نیست، بلکه کل سازمان باید طرح و برنامه داشته باشد. هر واحدی باید بگوید می‌خواهد چه‌کار کند و برای انجام کار خود به فلان مقدار بودجه نیاز دارد و در پایان سال هم باید پاسخ‌گو باشد.

واحد EPMO درخصوص افزایش درآمدها و سود شرکت چه اقداماتی انجام می‌دهد؟ 
درآمد شرکت از پروژه‌هاست. اگر بتوانیم کمک کنیم که هزینه‌های پروژه‌ها کاهش یابد و برنامه‌ریزی و تخصیص مناسب منابع داشته باشیم، به‌طور قطع به افزایش سود شرکت منجر خواهد شد.

چشم‌اندازی که برای طراحی، پیاده‌سازی، نگهداشت و بهبود مستمر متدولوژی‌های مدیریت پروژه تعریف کرده‌اید چگونه است؟ 
اگر این فرایند را سیستماتیک کنیم و در شرکت نهادینه شود، هر مدیر پروژه‌ای که وارد شرکت شود، طبق این سیستم عمل می‌کند. طراحی ما این‌گونه است که هر پروژه‌ جدیدی که شرکت بگیرد، ابتدا منشور پروژه تهیه و تدوین می‌شود و سپس تخصیص منابع صورت می‌گیرد. در ادامه، جلسه آغاز پروژه برگزار شده، همه معرفی می‌شوند و گروه تشکیل می‌شود. وقتی افراد در این جلسه دور میز می‌نشینند، از محدوده کاری و اینکه باید به چه افرادی گزارش بدهند مطلع می‌شوند و این فرایند در شرکت نهادینه می‌شود. معتقدم هر چیزی در شرکت سیستماتیک شود، قطعاً به فرهنگ تبدیل می‌شود.

اگر مدیر پروژه به هر دلیلی گزارش دقیق ندهد، چه می‌شود؟ 
امکان دارد برخی مواقع مدیر پروژه برای اینکه مدیرعامل را راضی نگه دارد، گزارش دقیق ندهد. اگر خوانش اطلاعات از منبع داده‌های پروژه به‌صورت مستقیم باشد، دیگر کسی نمی‌تواند گزارش نادرست بدهد. برای این کار ما سیستمی مثل EDMS یا همان مدیریت اسناد الکترونیک خواهیم داشت. در این فرایند، هر برگ سندی که تولید می‌شود، یک کد دارد که در شبکه آپلود می‌شود. مثلاً یک خریدی می‌آید و در سیستم آپلود می‌شود. برای سیستم تعریف می‌کنیم که مثلاً اگر این خرید آپلود شد، 10درصد پیشرفت منظور شود. بر این اساس، داده‌ها به‌صورت اتوماتیک از سیستم خوانش می‌شود و دیگر امکان واردکردن اطلاعات به‌صورت دستی وجود ندارد. الان سیستم مهندسی نیز همین‌طور است و داده‌ها از روی EDMS به‌صورت سیستماتیک خوانش می‌شود، اما در پروژه این‌گونه نیست و حتی اگر عمدی هم وجود نداشته باشد، ممکن است در واردکردن اطلاعات به‌صورت دستی یا کپی‌کردن فایل‌ها اشتباه پیش بیاید.

از کجا می‌توانیم مطمئن شویم دیتایی که از پروژه بارگذاری می‌شود، صحیح است؟ 
با حصول اطمینان ازqualification  نفرات و همچنین فرایندهای مورد استفاده که به خروجی‌ها منجر می‌شود. ضمن اینکه فرایندها طی ممیزی‌های داخلی ارزیابی و بهبود می‌یابند.

با این حساب، کارهای خیلی زیاد و مهمی در شرکت طراحی و ساختمان نفت پیش رو دارید؟ 
ازآنجاکه دو واحد مهم طرح و برنامه و PMO یکی شده‌اند، عملکرد این واحد به وجود زیرساخت‌ اطلاعاتی قوی وابسته است. این زیرساخت‌ها در حال حاضر به‌صورت سیستم‌های جداگانه و بعضاً سنتی هستند. لذا با توجه به اجرای هم‌زمان 10 پروژه فعال در شرکت مطابق تعهدات قراردادی، تهیه این زیرساخت‌ها به‌صورت موازی فرایندی پیچیده و سخت است که با همکاری کلیه دپارتمان‌های شرکت و همین‌طور حمایت و تأکید مدیریت ارشد بر این موضوع، قابل
تحقق خواهد بود.