در پروژه‌های بزرگ و پیچیده مانند پروژه‌های شرکت طراحی و ساختمان نفت، نقش واحد امور حقوقی و قراردادها را نمی‌توان دست‌کم گرفت. ضرورت تلفیق دانش حقوقی با تخصص‌های مهندسی، جایی خود را برجسته‌تر نشان می‌دهد که هر قرارداد نه فقط به عنوان یک تفاهم‌نامه، بلکه به مثابه نقشه راه موفقیت یا شکست پروژه‌ عمل می‌کند. 
تجربه سال‌های اخیر در شرکت طراحی و ساختمان نفت نشان داده است که کنار هم قرار گرفتن امور حقوقی و قراردادها، چه از منظر حفظ منافع شرکت و چه از لحاظ ارتقای شفافیت و امنیت کاری، ضرورتی انکارناپذیر است؛ اتفاقی که به گفته اکبر توکلی مدیر امور حقوقی و قراردادها، نقطه عطفی برای سازمان بوده است. 
در این مسیر، حضور هم‌زمان کارشناسان حقوقی و مهندسی در کنار تدوین فرآیندها و راه‌اندازی سامانه‌های جامع الکترونیکی، مسیر تازه‌ای برای نظارت، تسریع و صیانت از تمامی مراحل انعقاد تا اختتام قراردادها فراهم کرده است. 
در همین رابطه با مدیر امور حقوقی و قراردادهای شرکت به گفت‌وگو نشستیم که ضمن تشریح اهمیت تخصص‌های میان‌رشته‌ای و بهره‌برداری از ابزارهای دیجیتال، به دغدغه‌های روز شرکت از جمله حفظ محرمانگی، مدیریت دعاوی و رعایت انصاف در قراردادها پرداخته و استراتژی این واحد مهم را برای کاهش ریسک‌ها و افزایش موفقیت پروژه‌ها تبیین کرده است.

در گذشته در شرکت امور حقوقی و قراردادها دو بخش مجزا از یکدیگر بودند و امروز این دو در کنار یکدیگر قرار گرفته‌اند، یک مقدار درباره این اتفاق توضیح می‌دهید؟ 
ببینید، امور حقوقی و قراردادها زیاد از هم دور و جدا نیستند و شاید بتوان با جرأت گفت امروز بخش مهم و اعظم مسائل حقوقی، ناشی از قراردادها و در نگاه عامه مردم هم دقت کنید همیشه می‌گویند وقتی می‌خواهید قراردادی را بنویسید یا منعقد کنید حتما یک وکیل یا حقوقدان همراه داشته باشید. در هر حال در گذشته در شرکت طراحی و ساختمان نفت بنا به دلایل سلیقه‌ای یا ساختاری، امور حقوقی و قراردادها دو بخش مجزا از هم بودند اما اگر در ساختار بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها نگاه کنید همواره امور حقوقی و قراردادها در کنار هم قرار دارند. یکی از دلایل مهمی که امور حقوقی و قرارداها باید در کنار هم دیده شوند این است که کسی که قرارداد را می‌نویسد در صورت بروز مسائل ناشی از قرارداد در مراجع قضایی یا غیرقضایی، بهتر از هر فرد دیگری می‌تواند از قراردادی که خودش نوشته و منعقد کرده، دفاع کند و به تمام ابعاد و زوایای آن آگاه است. بنابراین فکر می‌کنم اینکه امور حقوقی و قراردادها در شرکت کنار یکدیگر قرار گرفتند، اتفاق مثبت و رو به جلویی بود. 

با این حساب از این پس در تمام قراردادهایی که در شرکت منعقد می‌شود، نگاه قراردادی و نگاه حقوقی لحاظ خواهد شد. 
دقیقاً؛ اصولاً هم این طور است که همواره نگاه می‌کنند که آیا در قراردادها، اصول حقوقی رعایت شده است یا خیر؟ شاید در گذشته فرد یا واحدی که قرارداد را منعقد می‌کرد صرفاً با نگاه قراردادی این مهم را انجام می‌داد اما امروز کسی که قرارداد را تأیید می‌کند، نگاه حقوقی هم به قرارداد دارد و از این رو از سازمان صیانت می‌شود و امیدوارم این اتفاق در کل موجب یک سری نتایج مثبت در شرکت و پروژه‌های زیرمجموعه شود. 

در حال حاضر در مدیریت امور حقوقی و قراردادها چه تخصص‌هایی حضور دارند؟آیا صرفاً از افراد متخصص علم حقوق اعم از وکیل و فارغ‌التحصیلان رشته حقوقی استفاده می‌شود یا از سایر تخصص‌های مرتبط با بحث قراردادها به ویژه اینکه عمده قراردادهای شرکت مرتبط با موضوعات صنعت نفت است، بهره برده می‌شود؟ 
با توجه به اینکه ماهیت شرکت طراحی و ساختمان نفت، یک ماهیت مهندسی – نفتی است و دارای یک سری موضوعاتی است که نگاه تخصصی مهندسان را در قراردادها می‌طلبد، بنابراین در این واحد متخصصان و کارشناسان علم حقوق و مهندسی در کنار یکدیگر قرار دارند و معتقدم همین مسئله موجب موفقیت تیم و شرکت می‌شود. اصولاً یک سری دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها وجود دارد که اصلاً به حوزه مهندسی مربوط می‌شود مانند تعدیل‌ها و صورت‌بندی ضرایبی که ابلاغ می شود و برای بررسی این موارد به نفرات مهندسی نیاز هست.  از این رو، امروز در مدیریت امور حقوقی و قراردادها، هم نفرات مهندسی و هم نفرات حقوقی حضور دارند و به دنبال آماده‌سازی فرآیند و روش‌هایی هستیم که از ابتدا یعنی مناقصه تا انتهای یک قرارداد که انعقاد است، زیر ذره‌بین و بررسی متخصصان مهندسی و حقوقی در امور حقوقی و قراردادها باشد. 
به دنبال این هستیم، فرآیندها در امور حقوقی و قراردادها، در یک ساختار منظم و هدفمند انجام شود؛ در حال حاضر در امور قراردادها دستورالعمل نحوه رسیدگی به پیمانکاران را داریم اما دستورالعمل و آیین‌نامه کاملی که از انعقاد تا اختتام قرارداد را شامل شود، نداریم. ایرادی که نبود یک دستورالعمل کامل ایجاد می‌کند این است که هیچ وقت نمی‌دانیم از کدام نقطه باید شروع و در کدام نقطه تمام کنیم و در این مسیر چه کسانی درگیر خواهد شد یا ذینفعان انعقاد تا اختتام قرارداد چه کسانی هستند. در کنار دستورالعمل جامع امور حقوقی و قراردادها، در حال فراهم کردن مقدمات راه‌اندازی یک سامانه جامع الکترونیکی هستیم تا بتوانیم از طریق سیستماتیک بودن، پایش لحظه‌ای قرارداد‌ها را از ابتدا(مناقصه) تا انتهای کار(اختتام) داشته باشیم. 

بحث حفظ محرمانگی اسناد به ویژه اسناد مناقصات را چگونه در این سامانه لحاظ کرده‌اید؟  
به طور قطع در تمام مراحل به ویژه اسناد مناقصات، حفظ محرمانگی به دلیل حساس بودن اطلاعات لحاظ شده است و امکان درز اطلاعات مناقصه قبل از بازگشایی وجود ندارد. در این سامانه هر پیمانکار فقط با رمزی که مختص خود اوست می‌تواند وارد شده و ضمن بارگذاری اسناد و مدارک مورد نیاز، قیمت پیشنهادی خود را اعلام کند و حتی اعضای کمیسیون معاملات نیز تا روز مناقصه امکان رؤیت قیمت‌های پیشنهادی را ندارند و صرفاً در روز مناقصه با رمزی که از طریق پیامک دریافت می‌کنند، امکان رؤیت قیمت‌ها را خواهند داشت. در پروژه میترینگ نیز طبق آنچه کارفرما یعنی شرکت ملی مهندسی و ساختمان نفت از ما خواسته، بر اساس این سامانه اقدام خواهیم کرد.  
علاوه بر رعایت مباحث امنیتی و محرمانگی، با آغاز بکار این سامانه، امور مربوط به قراردادها و روندهای آن نیز تسریع می‌یابد زیرا به دلیل قرار داشتن عمده پروژه‌ها در استان‌ها و شهرهای دیگر، صورت وضعیت‌ها با تأخیر به دست ما می‌رسد اما با سامانه مزبور دیگر این مشکل وجود ندارد و صورت وضعیت‌ها سریع دریافت و رسیدگی می‌شود.

تحریم‌ها چه میزان روی قراردادها تأثیر می‌گذارند؟  
تحریم‌ها عمدتاً در حوزه بازرگانی روی کار ما تأثیر گذاشته است. در حوزه مهندسی انصافاً مهندسان بسیار خوبی در ODCC داریم و جای نگرانی برای‌مان نبوده است. مهندسان خیلی خوبی در شرکت داریم و قدردان آنها هستیم زیرا این واحد مهندسی است که عقب‌افتادگی و تأخیرات در پروژه‌ها را به دوش می‌کشد و در مقایسه با سایر بخش‌ها، پروژه را طبق زمانبندی خودش می‌رساند. واقعیت این است که تحریم‌ها در حوزه بازرگانی روی قراردادها و تعهدات ما تأثیر گذاشته است. البته با وجود تمام مشکلات، تیم بازرگانی شرکت بسیار قوی ظاهر شده و توانسته تجهیزات و کالای پروژه را به نحو احسن تأمین کند. 

حضور امور حقوقی و قراردادها در قراردادهایی که با کارفرمایان منعقد می‌شود چه مقدار جدی است و نقش‌آفرینی می‌کند؟ 
در بحث انعقاد قرارداد با کارفرمایان، اصولاً واحد توسعه کسب و کار در پیشانی قرار دارد و در جلسات با کارفرما شرکت می‌کند و به واحدها اعلام می‌کند تا نقطه نظرات خود را بدهند. بنابراین در جلساتی که با کارفرماها داریم نقش ما کمرنگ‌تر است و بیشتر خود دوستان حضور دارند. بنابراین فکر می‌کنم یکی از موضوعاتی که شاید مغفول واقع شده و می‌تواند مورد توجه قرار بگیرد، حضور نفر واحد حقوقی در جلسات با کارفرما زمان انعقاد قرارداد است. معمولاً زمانی قرارداد با کارفرمایان دست ما می‌رسد که کارفرما تصمیم خودش را گرفته و برای امضای قرارداد برای ما می‌فرستند. آن لحظه دیگر تأثیری ندارد و کار انجام شده است. بعضاً می‌گویند اگر نظری دارید اعلام کنید اما در این مرحله دیگر جلسات تمام شده و جایی برای چانه زنی وجود ندارد. 

در قراردادها چگونه تعادل بین منافع شرکت با کارفرما یا پیمانکار برقرار می‌شود؟ 
یکی از اولین اصول قراردادنویسی، بحث انصاف است. معتقدم اگر در قرارداد انصاف داشته باشیم و یک طرفه نباشیم هم کار ما جلو می‌رود و هم پیمانکار ضرر نمی‌کند. وقتی قراردادی یک طرفه نوشته شود، پیمانکار را دلسرد و دلزده می‌کند و دوم اینکه پیمانکار دائم به فکر «راه در رو» می‌افتد و چالش‌ها شروع می‌شود. کار به جایی می‌رسد مجبوریم به پیمانکار امتیاز بدهیم تا کار را انجام بدهد و زیرا پروژه زخمی شده و وقت این را هم نداریم فرد دیگری را جایگزین کنیم.  بنابراین از همان ابتدا بهتر است قرارداد منصفانه باشد و بهترین راهکار برای اینکه تعادل برقرار شود این است که همه چیز به نحو منصفانه در قرارداد شفاف‌سازی شود. یعنی اگر بحث اختلاف و دعاوی است، در قرارداد داوری آن مشخص باشد. اگر بحث این است که به خاطر تغییرات قیمت‌های ناشی از نوسان قیمت ارز و حامل‌های انرژی امکان متضرر شدن وجود دارد، در قرارداد راه‌حل‌هایی برای کمک به پیمانکار لحاظ شود. تنها راهی که این تعادل را به وجود می‌آورد، رعایت انصاف است. 

چه استراتژی حقوقی و قراردادی برای کاهش ریسک پروژه درنظر می‌گیرید؟ 
کاهش ریسک‌های پروژه‌ای بحث صرفاً حقوقی و قراردادی نیست ولی برای کاهش ریسک مسائل متعددی وجود دارد. اگر بخواهیم ریسک‌هایمان را کم کنیم باید قرارداد را سوای منصفانه نوشتن به نحوی بنویسیم که پیمانکار در اجرا بداند چه کاری قرار است انجام دهد. اگر قرارداد مبهم باشد، به طور قطع موجب اختلاف خواهد شد. یکی از مواردی که باید در قرارداد مشخص باشد، وجود برنامه‌ زمان‌بندی است. عدم وجود برنامه زمان‌بندی موجب می‌شود مثلاً کار شروع شده باشد اما پیمانکار هنوز کارگاه خود را تجهیز نکرده است و باعث عدم اعتماد پیمانکاران می‌شود.  بنابراین این یکی از ریسک‌های ما است و باید برنامه زمانبندی شفافی در قراردادها داشته باشیم تا بتوانیم بر اساس آن پیمانکار را وارد کارگاه کنیم و برنامه زمان‌بندی و چشم اندازهای سه ماهه، شش ماهه و ... داشته باشیم، مبنی بر اینکه پیمانکار چه ماهی وارد و چه ماهی خارج شود. 

موضوع HSE چقدر در قراردادها جدی لحاظ می‌شود؟ 
وجود دارد ولی باید پررنگ‌تر دیده شود. HSE یا مباحث مرتبط با مسئولیت مدنی صرفاً یک نوشته در قرارداد نباشد بلکه پیمانکار واقعاً ملزم به اجرا شود. به طور قطع پروژه‌های صنعتی، مخاطراتی دارند و ما باید در برابر این مخاطرات خود را ایمن نگه داریم. اگر موضوع HSE به طور جدی در قرارداد دیده نشود و با پیمانکاران در این خصوص به صورت جدی برخورد نشود و جریمه و موعد مناسب برای انجام نگذاریم، ریسک‌های قرارداد افزایش می‌یابد. 

در بحث مدیریت اختلافات و دعاوی شرکت چه رویکردی برای حل و فصل دعاوی و اختلافات احتمالی وجود دارد؟ 
در حوزه اختلافات پیمانکاری که همیشه وجود دارد، هیچ کسی را نمی‌توان واقعاً راضی نگه داشت ولی یک شرکت برای اینکه بخواهد در برابر پیمانکارش همچنان حالت کارفرمایی خودش را حفظ کند، توجه به یک‌ سری اصول بسیار اهمیت دارد. در حالت عادی وقتی برای یک فرد در جامعه مشکل حقوقی یا کیفری پیش می‌آید، فرآیند مشخصی را از دفاتر خدمات قضایی که مرحله ثبت شکوائیه یا دادخواست است آغاز می‌کند و در نهایت به تجدیدنظرخواهی و بعضاً دیوان عالی کشور می‌رسد اما متأسفانه در ODCC فرایند مشخصی برای رسیدگی به اختلاف و دعاوی با پیمانکاران وجود ندارد و پیمانکار از راه‌های مختلفی می‌تواند شکایت کند و این ضرر می‌زند؛ هم پیمانکار را خراب می‌کند هم سازمان را به بلاتکلیفی می‌رساند. 
در یک موردی که همین چند وقت پیش بوجود آمد بعد از بررسی‌های زیاد به اینجا رسیدیم که دستورالعمل مشخصی برای رسیدگی به دعاوی و حل و فصل اختلافات وجود ندارد و مدیریت دعاوی و حل اختلافات، بیش از یکسال است که متروک و مغفول مانده است و اعضای آن معرفی نشده‌اند. به دنبال این هستیم با تأیید مدیرعامل شرکت برای تسریع در رسیدگی به دعاوی و اختلافات احتمالی، تا یک میزانی به کارگاه برای رسیدگی صلاحیت بدهیم و از یک میزانی به بعد، رسیدگی در صلاحیت ستاد شرکت در تهران باشد و اینگونه هم فرآیند مشخص باشد و هم هر موضوعی به تهران ارجاع نشود.