خبرها
سرعت، دقت، اطمینان؛ سهگانه انبارهای ODCC
گفتوگوی پیشرو به بررسی نحوه مدیریت انبارها در پروژههای ODCC میپردازد؛ از دریافت و ثبت کالا تا نگهداری ایمن و تحویل بهموقع به تیمهای اجرایی.
در پروژههای کلان صنعت نفت و گاز، انبارداری دیگر صرفاً یک فعالیت پشتیبانی نیست، بلکه به یکی از ارکان راهبردی در تضمین تداوم عملیات، کنترل هزینهها و کاهش ریسکهای اجرایی تبدیل شده است. شرکت طراحی و ساختمان نفت (ODCC) با مدیریت همزمان دهها انبار فعال در پروژههای مختلف و نگهداری میلیونها قلم کالا، نمونهای روشن از این نقش کلیدی را در میدان عمل به نمایش گذاشته است.
در گفتوگوی پیش رو با «جاسم خادم» رئیس انبارهای شرکت طراحی و ساختمان نفت، به بررسی جایگاه و کارکرد انبار در پروژههای پیچیده نفت و گاز پرداختهایم؛ جایی که مدیریت صحیح موجودی، از کالای عمومی و مصرفی تا قطعات حیاتی و حساس پروژه، بهطور مستقیم بر زمانبندی اجرا، کیفیت عملیات و الزامات ایمنی اثرگذار است. این گفتوگو نشان میدهد که چگونه تیم انبار با اتکا به دستورالعملهای دقیق، سیستم نرمافزاری یکپارچه و نظارت مستمر، زنجیره تأمین پروژه را از مرحله تأمین تا انبارش ایمن و تحویل بهموقع مدیریت میکند.
این گفتوگو بهروشنی نشان میدهد که در ODCC، انبارداری به شمارش و نگهداری کالا محدود نمیشود، بلکه به عنوان موتور محرک انضباط اجرایی، ایمنی و تحقق بهموقع اهداف فنی در پروژههای بزرگ و پیچیده صنعت نفت و گاز ایفای نقش میکند.
ساختار انبار شرکت طراحی و ساختمان نفت به چه صورت است؟
شرکت طراحی و ساختمان نفت در حال حاضر حدود ۱۱ پروژه فعال دارد و انبارِش و نگهداری کالاهای مرتبط با این پروژهها از وظایف اصلی بخش انبار است که زیرمجموعه واحد پشتیبانی و انبارها فعالیت دارد. در انبارهای ODCC انواع مختلفی از کالاها مطابق دستورالعملهای انبارداری و بهصورت تفکیکشده نگهداری میشود بهگونهای که کالاهای عمومی و مصرفی پروژهها در انبارهای مجزا مدیریت میشوند. برنامهریزی و کنترل مصرف کالاها در پروژهها اهمیت ویژهای دارد، بنابراین، پس از اطمینان تیم اجرا از ورود کالای موردنیاز، ثبت و نگهداری صحیح آن در انبار پروژه انجام میشود. برآورد کالا توسط تیم مهندسی صورت گرفته و در قالب قرارداد به واحد تدارکات ابلاغ و پس از تأمین، اقلام به پروژه ارسال میشوند. در این مرحله، انبار مسئول تحویل، ثبت، نگهداری و کنترل مدارک فنی کالاها طبق دستورالعملهاست. همچنین کالاهای عمومی متناسب با الگوی مصرف پروژه، در بازههای زمانی مشخص خریداری و به انبار تحویل میشوند.
چارت سازمانی انبارها از چه بخشهایی تشکیل شده و هر بخش چه وظایفی بر عهده دارد؟
در حال حاضر در ۱۱ پروژه جاری، با احتساب انبار ستاد و انبار مرکزی، حدود ۱۵ انبار فعال با گردش عملیاتی وجود دارد که شامل 15 هزار و 529 ردیف کالاست که حدود ۳۲۰ میلیون قلم کالا را شامل میشود. هر انبار پروژه توسط یک سرپرست انبار مدیریت میشود که تیم اجرایی زیرمجموعه خود را در اختیار دارد.
چارت سازمانی انبارها در سطح ستاد شامل مدیر پشتیبانی و انبارها، رئیس انبارها، انبار ستاد (مدیریت کالاهای ستادی)، مسئول انبار مرکزی در اصفهان و مسئول انبار پروژهها بهمنظور هماهنگی و نظارت بر انبارهای پروژه است. در سطح پروژه نیز ساختار مستقلی شامل سرپرست انبار عمومی، سرپرست انبار کالا، انباردار، کمکانباردار و کارگر تعریف شده و متناسب با نوع کالا، سوپروایزرهای تخصصی تعیین میشوند. رئیس انبارها نیز بهصورت مستقیم با مسئولان انبار پروژهها در ارتباط هستند.
از چه سیستمها و نرمافزارهایی برای مدیریت انبار استفاده میکنید و اطلاعات انبارهای پروژه چگونه با هم هماهنگ میشوند؟
واحد انبار بر اساس سه دستورالعمل اصلی فعالیت میکند که شامل دستورالعمل دریافت کالا، تحویل کالا و انبارِش و نگهداری اقلام است و تمام وظایف و فرایندها در چارچوب همین سه دستورالعمل انجام میشود. نرمافزار مورد استفاده این واحد، نرمافزار مدیریتی «رایورز» است که بهصورت مشترک با واحد مالی مورد استفاده قرار میگیرد. در این نرمافزار، ثبت تعداد اقلام و همچنین ارزش ریالی آنها انجام و تمامی فرایندها و مستندات در سیستم رایورز ثبت و نگهداری میشود. البته فرایند ثبت درخواستها هنوز بهطور کامل الکترونیکی نشده و صرفاً اسناد مربوطه در سیستم ثبت میشود و برنامهریزی برای الکترونیکی شدن کامل فرایندها در دستور کار قرار دارد. در پروژهها، بهویژه در حوزه اجرا و مهندسی، علاوه بر نرمافزار رایورز، از نرمافزار مهندسی «CMIS» نیز استفاده میشود که اطلاعات و جزئیات فنی بیشتری را در بر میگیرد.
روشهای شمارش دورهای و سالانه موجودی که اجرا کردهاید چه بوده و چگونه مغایرتها را پیگیری میکنید؟
بر اساس سیاستهای واحد انبار، بازرسیهای دورهای و انبارگردانیهای متعددی انجام میشود. نمایندگان انبار از سوی ستاد بهصورت ماهانه و بر مبنای اسناد ثبتشده در سیستم، اقدام به بازرسی انبارها میکنند. در این فرایند، از فرمهای اختصاصی بازرسی با شاخصهای کنترلی متنوع استفاده میشود و تمام موارد مورد بررسی قرار میگیرد. در صورت مشاهده هرگونه مغایرت، موضوع با سرپرست انبار مربوطه مجدداً بررسی و شمارش مجدد انجام میشود.
در بازرسیهای دورهای انبار، چه شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) مورد استفاده قرار میگیرد؟
با استفاده از نرمافزار برخط موجود، تمام فرایندها بهصورت مستمر کنترل میشود. هر کالایی که خریداری و وارد پروژه یا شرکت میشود، توسط انباردار سند مربوطه صادر شده و رسید خرید کالا به واحد مالی تحویل میشود. اسناد صادرشده با اطلاعات ثبتشده در سیستم تطبیق داده میشود تا از عدم وجود هرگونه مغایرت اطمینان حاصل شود. با توجه به اینکه کنترل اسناد در چند مرحله انجام میگیرد، احتمال بروز خطا به حداقل میرسد. در نهایت پس از تأیید نهایی اسناد در سیستم، امکان اعمال تغییر در آنها وجود نخواهد داشت.
از نظر شما تفاوت مدیریت انبارهای پروژهای (موقت/سایت) در مقایسه با انبارهای ستادی چیست؟
تنوع کالا در انبارهای پروژه قابل مقایسه با انبارهای ستادی نیست و انبار عمومی و انبار کالا نیز ماهیت متفاوتی دارند. در انبارهای پروژه کالاهایی نگهداری میشود که برخی از آنها خطرآفرین بوده و نیازمند دستورالعملهای خاص نگهداری هستند. کنترل کیفیت کالاها بهویژه اقلام ایمنی، از اهمیت بسیاری برخوردار است. هنگام تحویل کالا، واحد مرتبط باید نمایندهای برای اعلام دستورالعمل صحیح انبارِش معرفی کند بهخصوص در مورد مواد شیمیایی یا اقلامی که نیاز به کنترل کیفیت دارند. در ابتدای پروژه و پیش از تکمیل تیم تخصصی، انباردار موظف است شخصاً موارد ایمنی و کیفی را کنترل کند که این موارد شامل بررسی تاریخ انقضای تجهیزات ایمنی و رعایت شرایط مناسب نگهداری مواد شیمیایی و رنگهاست که باید بهصورت مجزا نگهداری شوند.
کارکنان انبار آموزشهای ایمنی لازم را دیدهاند و گواهینامهها بهروز هستند؟
یکی از الزامات ورود به هر پروژه گذراندن دوره آموزش ایمنی و دریافت کارت HSE است. بخش انبار دو فرم استاندارد دارد؛ نخست فرم تجهیز انبار و دیگری فرم بازرسی انبار است که مختص واحد HSE است. در کنار این موارد در ابتدای حضور پرسنل جدید نیز راهنماییهای لازم به آنها ارائه میشود.
در انبارهای ODCC کدام تجهیزات انباری به کار گرفته میشوند؟
با توجه به وزن بار، در عملیات تخلیه از جرثقیل استفاده میشود و لیفتراک نیز بهعنوان یکی از ماشینآلات ثابت و اصلی انبار برای جابجایی کالا بهکار میرود. در فضاهایی که امکان تردد ماشینآلات وجود ندارد یا محدود است، جابجایی بهصورت دستی و با استفاده از جک پالت انجام میشود. این تجهیزات، اصلیترین و کاربردیترین ماشینآلات مورد استفاده در انبارها هستند. همچنین در برخی انبارهای بزرگ، از جمله انبار اصفهان، جرثقیل سقفی وجود دارد که از ابتدا و همزمان با ساخت انبار پیشبینی و نصب شده است.
اگر یک قطعه حیاتی موردنیاز پروژه تأمین نشود، چه مسیری را برای جستجو و انتخاب گزینههای جایگزین طی میکنید؟
در انبار مرکزی که در اصفهان قرار دارد، بخشی داریم که محل انبارِش کالاهای مازاد پروژههاست. زمانی که کالایی برای پروژه مورد نیاز است اما در انبار خود پروژه موجود نیست، از طریق سیستم برخط، موجودی پروژههای دیگر یا انبار مرکزی را بررسی میکنیم و پس از هماهنگی و دریافت تأییدیه مدیران مربوطه، در اختیار درخواست کننده قرار میگیرد.
از ابتدای حضور شما در بخش انبارهای شرکت طراحی و ساختمان نفت، روند انجام امور مربوط به انبار به شکل سیستمی فعلی بوده یا به صورت دیگری اداره میشده است؟
از ابتدای فعالیتم در ODCC، مدیریت انبار پروژهها ابتدا بهصورت اکسل و مجزا انجام میشد که خطاهای زیادی داشت. تا حدود چهار سال پیش، اطلاعات در نرمافزار «رایورز» ثبت میشد اما هر پروژه با کدها و عناوین متفاوت عمل میکرد و این ناهماهنگی مشکلاتی ایجاد میکرد. در مسیر یکپارچهسازی و اتصال همه انبارها به سیستم متمرکز، با چالشهای زیادی روبهرو شدیم اما با تلاش شبانهروزی این فرایند با موفقیت انجام شد و امروز از سیستم یکپارچه و کارآمدی استفاده میکنیم.
زمانی که پروژه جدیدی شروع میشود، فعالیت انبارداری از کجا شروع میشود؟
براساس تجربه شخصی خودم، در ابتدای هر پروژه بعد از تعیین تیم مدیریتی به نظرم باید انباردار پروژه تعیین شود چرا که تاریخچه پروژه را از همان ابتدا میبایستی داشته باشد. چالشهای زیادی در مورد تهیه و استفاده کالا داریم که اگر انباردار پروژه از روز اول حضور داشته باشد کاملاً این موضوع را مدیریت میکند و چرخه کالا به درستی صورت میپذیرد. در پایان هر پروژه هم آخرین موردی که از آن پروژه خارج میشود کالاهای آن پروژه است لذا آخرین نفری هم که خارج میشود انباردار است. بنابراین انباردار باید از ابتدا تا انتهای پروژه حضور داشته باشد.
شغل انبارداری نیاز به تخصص یا مهارت خاصی دارد؟ از چالشهای انبارداری برای ما بگویید.
انبارداری به معنای واقعی کلمه هنر است؛ بهویژه چیدمان که بیش از تحصیلات آکادمیک، به تجربه و شناخت دقیق کالاها وابسته است. به همین دلیل، تعهد و ماندگاری نیروها از مهمترین معیارهای جذب انباردار محسوب میشود زیرا حضور فرد از ابتدای پروژه و دانشی که بهمرور کسب میکند، ارزش بالایی دارد و جایگزینی او پس از چند سال بسیار دشوار است.
بزرگترین چالش ما موضوع مستندات است بهطوریکه ورود و خروج هر کالا منوط به ارائه سند بوده و هماهنگی با اسناد همواره حساسترین بخش کار است. از سوی دیگر، فضای مناسب انبار و تناسب آن با حجم کالاها اهمیت زیادی دارد و کمبود فضا فشار مضاعفی به تیم انبار وارد میکند.
مسیری را که در حوزه انبارداری در ODCC تجربه کردید چطور توصیف میکنید؟
من از سال ۱۳۸۹ و از پروژه سروستان به شرکت طراحی و ساختمان نفت پیوستم و فعالیت خود را بهعنوان کمکانباردار آغاز کردم. طی چهارده سال و بهصورت پلکانی به جایگاه فعلی رسیدم. در این مسیر، با حمایت مدیران توانستم همزمان تحصیلاتم را ادامه دهم.در پروژههایی مانند عسلویه و آزادگان جنوبی فعالیت داشتهام و بخش مهمی از زندگی شخصیام، از ازدواج تا پدر شدن، در کنار این شرکت شکل گرفته است. همواره تلاش کردهام با تعهد کامل، تمام توان خود را در انجام مسئولیتهایم به کار بگیرم.
